Мітки та їхні можливості
“ПроОблік” дає бухгалтеру простий, але потужний інструмент для потреб аналітичного та управлінського обліку - мітки.
Мітка - це додаткова позначка, яку ви можете “навісити” на господарську операцію. Мітки не прив’язані до плану рахунків (хоча в практичному застосуванні ви, найімовірніше, використовуватимете певні мітки тільки з певними рахунками). Більше того, мітки можуть мати вимір в натуральних одиницях. Тому мітки можуть забезпечити “додатковий вимір” бухгалтерського обліку.
Наприклад: мітку “Утеплювач” ми можемо “навісити” на такі операції:
- Отримано від ФОП Іваненка І.І. та прийнято на склад 100 плит утеплювача;
- Передано на відповідальне зберігання ТОВ “Генпідрядник” 70 плит утеплювача;
- Списано на витрати змонтовані 50 плит утеплювача за актом прихованих робіт.
У цьому спрощеному прикладі наведені операції будуть проведені за трьома різними рахунками бухгалтерського обліку. Вибірка лише за одним з них не дасть нам повної інформації про рух і остаточну долю плит утеплювача. Але ж ми “навісили” на кожну з операцій відповідну мітку (ще й зазначили відповідну кожній операції кількість матеріальних одиниць - плит). Тож у подальшому в звітах ми можемо отримати всю необхідну інформацію, зробивши вибірку за міткою “Утеплювач”. Ми зможемо побачити залишок утеплювача, а також відслідкувати його рух за всіма рахунками: і у власних запасах, і на відповідальному зберіганні, і списаний на витрати.
Але не лише для обліку матеріальних цінностей потрібні мітки. Скажімо, ваше ОСББ має два будинки, і за рішенням загальних зборів кошти ремонтного фонду обліковуються для кожного будинку окремо. Кошти з ремонтного фонду витрачаються на капітальний ремонт покрівлі, ліфтів та іншого майна. Витрачання коштів в розрізі будинків побачити легко - маємо відповідні субрахунки до рахунку “Ремонтний фонд”. А от побачити витрачання коштів за напрямками вже складніше: необхідно відкрити відповідні субрахунки за 8-м класом рахунків, що означатиме трохи (або нетрохи) додаткової роботи для бухгалтера із щомісячного “згортання” залишків з безлічі субрахунків витрат.
Але мітки дозволяють вирішити завдання простіше - створити відповідні мітки “Ліфти”, “Покрівля” тощо без відкриття субрахунків. І в подальшому робити вибірки не в розрізі рахунків, а в розрізі міток. Мітки не змінюють структури плану рахунків і не вимагають “згортання”, як субрахунки. Мітки можна в будь-який час створити чи видалити, “навісити” на операцію чи зняти.
Також мітки використовуються при складанні кошторисів і дозволяють "підтягувати" у статтю доходів або витрат суми за певними операціями, для яких не створювалося окремих субрахунків. Докладніше про кошториси читайте тут.
Як створювати мітки
В головному вікні програми у верхньому меню оберіть Організація - Мітки.
З’явиться вікно роботи з мітками. Воно складається з трьох частин: Групи міток, Мітки та Вхідні залишки. Основною частиною є Мітки. Саме там ми створюємо перелік потрібних нам міток:
Панелі кнопок вам вже знайомі за аналогічною панеллю з головного вікна. Зверніть увагу на те, що тут кожна частина вікна має свою групу кнопок. Також тут відсутні кнопки захисту від випадкового редагування, які ви бачили в головному вікні - ми розраховуємо, що якщо ви вже відкрили це вікно, то готові до роботи, і нічого помилково не зміните та не видалите. Бо переглядати в цьому вікні нічого - лише вводити.
Отже, натисніть кнопку Додати в правій верхній частині вікна. З’явиться порожній рядок, в якому слід ввести назву мітки. Якщо мітка стосується матеріальних цінностей, поставте відповідну позначку в колонці Матцінність, і зазначте одиниці виміру в колонці Од. вимір.. Все - мітку створено!
В лівій частині вікна ви можете створювати групи міток. Це не обов’язково, але зручно - допомагає організувати мітки і спрощує їх пошук та вибір. Ви можете в будь-який час перемістити мітку з однієї групи до іншої - для цього є крайня права верхня кнопка (“ламана стрілочка”). Просто виділіть потрібну мітку, натисніть цю кнопку й оберіть нову групу.
Якщо ви видалите групу - мітки не видаляться разом з нею, а перемістяться до незнищуваної групи “(без категорії)”.
У нижній частині вікна можна (але не обов’язково) ввести залишки для міток. Це актуально насамперед для міток, якими позначаються матеріальні цінності. Зазначте дату, на яку вказуєте залишок, відповідний рахунок бухобліку, та залишок в гривнях (Поч. Дт. / Поч. Кт.) і в натуральних одиницях, якщо натуральні одиниці до цієї мітки застосовні (Вх. залишок Дт / Вх. залишок Кт). Це робиться один раз при створенні мітки / оновленні вхідного сальдо, і в подальшому до редагування цього запису повертатися не треба - програма сама підраховуватиме залишки на ваш запит при складанні звітів.
Зверніть увагу! Програма не забезпечує автоматичного узгодження вхідного сальдо, внесеного у вікні міток, із вхідним сальдо, внесеним у вікні плану рахунків! Адже програмі наперед невідомо, скільки міток буде "прив'язано" до конкретного рахунку, матимуть вони вхідні залишки чи ні. Тому, будь ласка, уважно вносьте інформацію про вхідне сальдо та пам'ятайте, що вона має бути узгоджена з інформацією плану рахунків. Щонайменше, вхідне сальдо, внесене для рахунку у вікні міток, не повинне перевищувати вхідного сальдо цього ж рахунку, внесеного у вікні плану рахунків. Програма лише нагадуватиме вам про необхідність узгодження сальдо.
Як “навішувати” мітки
В головному вікні програми створіть нову господарську операцію. Потім натисніть кнопку з зображенням мітки.
З’явиться віконце додавання (“навішування”) міток:
Оберіть потрібну мітку (ви можете як обрати зі спданого меню, так і почати набирати назву мітки). Якщо мітка при створенні була позначена як така, що стосується матеріальних цінностей, з’явиться додаткове поле для введення кількості натуральних одиниць, що стосуються цієї операції. Введіть і їх. Потім натисніть кнопку з зеленою “пташкою” - цим підтвердите введення мітки. Якщо ви передумали “навішувати” мітку, натисність червоний “хрестик”, і віконце закриється.
Пізніше ви в будь-який час можете редагувати або видалити мітку - для цього натисніть на відповідну мітку під полями господарської операції, і з’явиться віконце редагування:
До речі, зверніть увагу: на одну й ту саму операцію можна “навісити” кілька міток. У прикладі вище ми позначили операцію двома мітками: “ФОП Іваненко І.І.” (хай це буде один із наших давніх надійних партнерів, який продає нам все - від віників до утеплювача), і “Віники”. Завдяки цим міткам у подальшому ми зможемо легко наказати програмі вибрати або всі операції, в яких фігурує ФОП Іваненко І.І., або всі операції, в яких фігурують віники.
Як переглядати звіти з мітками
В головному вікні програми у верхньому меню оберіть Звіти, потім Журнал господарських операцій або Журнал рахунку. Серед запропонованих критеріїв вибірки оберіть вибірку за міткою, і задайте бажану мітку. Натисніть кнопку Згенерувати звіт (дві обернуті стрілочки).