Збереження змін
Зверніть увагу! Ця функція недоступна під час роботи програми в демонстраційному режимі (без ліцензійного ключа).
Всі зміни, які ви вносите під час роботи в програмі, зберігаються в пам'яті комп'ютера. Для збереження їх на диск (у базу даних) слід в головному вікні програми натиснути кнопку Зберегти всі зміни (ліва верхня кнопка). Також можна натиснути на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl + S. Зміни будуть збережені.
Скидання внесених змін
Ви можете скинути (скасувати) всі зміни, які внесли за сеанс роботи в програмі, якщо вони ще не були збережені. Для цього натисніть кнопку Перезавантажити базу даних, яка розташована праворуч вгорі головного вікна програми. Всі незбережені зміни будуть скасовані, програма повернеться до останнього збереженого стану.
Резервні копії
Зверніть увагу! Ця функція недоступна під час роботи програми в демонстраційному режимі (без ліцензійного ключа).
Щоразу, коли ви зберігаєте зроблену роботу на диск, програма одночасно автоматично робить резервну копію вашої бази даних. Резервна копія - це звичайний архівний файл із розширенням .zip. У "комплект" резервної копії входить файл бази даних та ліцензійний ключ відповідної організації, з якою ви зараз працюєте.
Крім того, ви можете в будь-який момент самостійно зробити резервну копію та задати назву файла-архіву. Для цього в меню головного вікна оберіть Файл - Резервна копія. Підтвердіть свої дії, вкажіть папку, в якій зберегти файл, та назву файла, і збережіть. Програма створить файл із резервною копією даних в заданому вами місці та з заданою вами назвою.
Переглянути автоматично зроблені програмою резервні копії ви можете, обравши в головному вікні пункт меню Налаштування - Резервні копії. Відкриється сервісне вікно з переліком резервних копій (якщо ви лише починаєте працювати і ще не робили резервних копій, то перелік буде порожній). Назва файлу з резервною копією складається з послідовності цифр: спершу йде ідентифікаційний номер організації, дані якої збережені в архіві, після нього через риску - дата у форматі ррррммддггххсс (рік-місяць-день-години-хвилини-секунди). Таким чином ви можете зразу побачити новіші й старіші резервні копії.
З сервісного вікна резервних копій ви можете:
- обрати файл з резервною копією та відновити інформацію з нього (надалі ви працюватимете з даними, отриманими з цього файла)
- відкрити папку на комп'ютері, де знаходяться файли резервних копій
- видалити "зайві" резервні копії
Відповідні дії виконуйте, обравши одну з кнопок у панелі інструментів сервісного вікна. Призначення кожної з кнопок описане у підказці, яка з'являється при наведенні вказівника мишки на кнопку.
Відновити дані з резервної копії, яку ви створили самостійно і зберегли в іншому місці, можна в інший спосіб. У меню головного вікна оберіть Файл - Завантажити з резервної копії. Підтвердіть свої дії та оберіть файл резервної копії, із якого слід видобути дані. Не турбуйтеся про ліцензійний ключ організації - як ми вже сказали, його копія завжди іде "в комплекті" у файлі резервної копії.
Зверніть увагу! Якщо організація, дані якої видобуваються з резервної копії, не співпадає з організацією, з якою ви зараз працюєте в програмі, то після відновлення даних програма перейде в режим роботи з новою організацією - тією, дані якої було відновлено з архіву.
Оскільки з часом кількість резервних копій може стати надмірною, рекомендуємо час від часу видаляти зайві копії. У сервісному вікні є кнопка, яка запускає пошук "зайвих" резервних копій. Програма виявить випадки, коли за одну дату є кілька резервних копій, і запропонує вам за кожну дату лишити лише найпізнішу резервну копію. Інші копії будуть позначені для видалення. Якщо ви згодні з пропозицією, натисніть кнопку "Видалити".
Файли з резервними копіями є зручним способом поділитися даними з колегами по роботі. Наприклад, бухгалтер організації може зробити резервну копію і відправити файл із нею керівнику організації. Керівник організації може вільно завантажити "ПроОблік" (згідно з нашими умовами кількість встановлень програми не обмежується), встановити його на своєму комп'ютері та завантажити надісланий бухгалтером файл, як описано вище.
Очищення бази даних
Зверніть увагу! Ця функція недоступна під час роботи програми в демонстраційному режимі (без ліцензійного ключа).
Коли ви лише починаєте роботу з "ПроОбліком", програма містить кілька операцій-прикладів. Перед введенням власних операцій ви захочете видалити ці приклади. Щоб не видаляти кожну з операцій окремо, в меню головного вікна оберіть Файл - Спорожнити базу даних. Програма видалить всі записи про господарські операції, крім одного (після введення принаймні однієї своєї операції ви зможете видалити і цей запис). Під час очищення типові проводки, мітки, кошториси, рахунки бухгалтерського обліку не видаляються. За потреби їх слід видалити окремо.
Закрити рік (період)
Зверніть увагу! Ця функція недоступна під час роботи програми в демонстраційному режимі (без ліцензійного ключа).
"ПроОблік" не накладає обмежень на період, за який ви можете зберігати господарські операції. Це може бути і рік, і два, і більше. Однак велика кількість операцій (за кілька років) може створювати незручності в роботі, а з часом - навіть сповільнювати роботу програми.
Тому доброю практикою є "закривати" рік (або інший період), за який внесено всі операції і який більше не передбачається редагувати. "ПроОблік" готовий вам у цьому допомогти. У меню головного вікна оберіть Файл - Закрити рік (період).
Починаючи з версії 1.1 ви можете задати дату, на яку має бути закрито період (версія 1.0 за замовчанням використовувала дату останньої введеної господарської операції). Визначати період слід включно з останньою датою, яка має бути врахована, як-от 31 грудня, 30 червня тощо.
Програма самостійно обчислить кінцеве сальдо за всіма рахунками від початку роботи до заданої дати (включно), запропонує вам зробити резервну копію поточного стану, після чого видалить всі господарські операції та присвоїть рахункам нові вхідні сальдо. Якщо ви використовували в роботі мітки, то програма також підрахує обороти й кінцеве сальдо в розрізі міток та запропонує вам зберегти вхідні сальдо міток для наступного періоду. Радимо робити це лише для міток, які використовуються в аналітичному обліку з чіткою прив'язкою до конкретного рахунку (наприклад, за рахунком 372 в розрізі міток-прізвищ працівників).
Таким чином, ви можете працювати в програмі з поточним роком, а минулі роки зберігати у відповідних резервних копіях (архівах). За потреби ви завжди можете завантажити якийсь із минулих років через меню Файл - Завантажити з резервної копії.
Пошук і перехід між записами
Ви можете швидко переходити на початок і в кінець переліку операцій. Для цього в головному вікні програми клікніть правою клавішею мишки будь-де на списку операцій. З'явиться контекстне меню з трьома пунктами: "Перейти на перший запис", "Перейти на останній запис" та "Пошук записів..." Клікніть лівою клавішею мишки на потрібній операції. Якщо ви оберете пошук записів, то з'явиться нове сервісне віконце, де ви зможете ввести свій пошуковий запит.
Пошуковий запит може бути одного з трьох видів:
- дата у форматі ДД.ММ.РРРР (день-місяць-рік)
- точна сума операції (пам'ятайте про копійки!)
- фрагмент тексту з поля "Зміст операції"
Програма сама визначить, який тип даних ви шукаєте, проаналізувавши запит. Натискайте стрілки для пошуку в відповідному напрямку (вперед або назад). Якщо за одну дату є кілька операцій, що відповідають критерію пошуку, програма знайде першу з них, а якщо ви накажете продовжити пошук, відразу перейде до пошуку з наступної дати. Кнопка виклику контекстної допомоги (знак питання "?") допоможе вам у роботі.
Рядок пошуку містить спадне меню, в якому відображаються ваші попередні пошукові запити за час поточного сеансу роботи.
Налаштування поведінки програми
Ви можете налаштувати поточний рік, з яким працюєте. Тоді під час роботи дати за межами поточного року будуть виділені червоним.
Також можна обрати, як часто програма оновлюватиме залишки за рахунками - щоразу після внесення нової операції чи лише на запит користувача. Так ви можете підлаштувати поведінку програми під потужність свого комп'ютера.
Для здійснення налаштувань у меню головного вікна оберіть Налаштування - Поведінка програми. У вікні, що з'явиться, оберіть бажані налаштування. Кнопки виклику контекстної допомоги (знаки питання "?") допоможуть вам у виборі. Натисніть кнопку Прийняти.
Налаштування інтерфейсу користувача
У меню головного вікна оберіть Налаштування - Інтерфейс користувача. У вікні, що з'явиться, оберіть бажану тему кнопок та їхній розмір. Також можете обрати кількість пунктів, які будуть відображатися в спадних меню (це зручно, наприклад, якщо ви працюєте з маленьким екраном і стандартне спдане меню надто довге для нього). Натисніть кнопку Прийняти.