Загальний опис модуля кошторисів
Модуль кошторисів у "ПроОбліку" дозволяє створювати кошториси (бюджети) з плановими сумами надходжень і видатків та переглядати звіти про їх фактичне виконання.
Для того, щоб створити новий або змінити існуючий кошторис, оберіть у меню головного вікна Організація - Кошториси. З'явиться вікно кошторисів. Воно складається з двох частин (таблиць): "Кошториси" вгорі та "Статті кошторису" внизу. Кожна частина має свій набір кнопок введення, які вам уже знайомі з попередніх розділів.
Зверніть увагу! У вікні роботи з кошторисами немає окремих форм введення - дані вносяться безпосередньо до таблиць.
Створення нового кошторису
Щоб створити новий кошторис, натисніть кнопку Створити новий кошторис верхньої таблиці Кошториси. В новому рядку, що з'явиться, введіть назву кошторису (пізніше її можна буде змінити), а також початкову і кінцеву дати кошторису. Саме цими датами визначається період кошторису - місяць, квартал, півріччя, рік тощо. До звіту про виконання кошторису будуть включатися лише ті операції, дата яких потрапляє в часовий проміжок кошторису.
Після того, як ви внесли назву і дати кошторису, натисніть кнопку Підтвердити введення. Новий кошторис буде створено, а нижня таблиця Статті кошторису буде порожньою. Ви можете розпочати вносити статті кошторису.
Як статті надходжень та видатків можна вносити відповідні рахунки бухгалтерського обліку. Тому інформативність вашого кошторису залежить від того, наскільки складений вами план рахунків відповідає логіці вашого кошторису. Для того, щоб зробити складання кошторису більш гнучким, ми додали можливість додатково до статей бухгалтерського обліку зазначати мітки операцій.
Цим визначається, які господарські операції будуть у подальшому включені в звіт про виконання кошторису:
- якщо як стаття кошторису зазначений лише рахунок бухгалтерського обліку, без уточнюючих міток, до звіту за цією статтею будуть включені всі операції, що проходять за цим рахунком,
- якщо як стаття кошторису зазначений рахунок бухгалтерського обліку з уточнюючою міткою, до звіту за цією статтею будуть включені ті операції, які проходять за цим рахунком, і при цьому мають таку мітку.
Під час створення статей кошторису програма автоматично визначає, до якої групи - надходжень чи видатків - віднести статтю. Для цього програма використовує інформацію про клас рахунку, яку ви зазначали при його створенні в плані рахунків. У подальшому при складанні звітів програма самостійно відбиратиме лише дебетові або лише кредитові операції за рахунком - залежно від того, до статті надходжень чи видатків віднесено відповідний рахунок.
Рахунки 4-го класу не можуть бути включені до кошторису ні як статті надходжень, ні як статті видатків.
Отже, щоб створити статтю кошторису:
- Перейдіть до нижньої таблиці (клікніть лівою клавішею миші на першій порожній клітинці в таблиці - це буде колонка Рахунок бухобліку). Почніть вводити номер рахунку або скористайтеся спадним списком рахунків бухобліку.
- Після цього перейдіть до наступної клітинки (колонка Мітка операцій) і, за потреби, так само оберіть уточнюючу мітку.
- Зрештою, в останній клітинці (колонка Планова сума) введіть планову суму за цією статтею кошторису (на весь період кошторису, визначений вище).
- Натисніть кнопку Підтвердити введення з набору кнопок, який належить до нижньої таблиці. Або натисніть сполучення клавіш Ctrl + Shift + Enter. Якщо плануєте вводити наступну операцію, можете так само натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter - це завершить введення поточного рядка і створить новий порожній рядок.
Введіть таким чином всі статті кошторису. Зверніть увагу, що програма самостійно додала підзаголовки "Надходження" і "Витрати" та розмістила під ними статті кошторису. Якщо ви хочете змінити порядок статей у межах розділу, скористайтеся кнопками Змістити рядок вгору або Змістити рядок вниз з набору кнопок, який належить до нижньої таблиці.
Перегляд звіту про виконання кошторису
Перед формуванням звіту переконайтеся, що ви зберегли всі зміни. Для цього в головному вікні програми натисніть кнопку Зберегти всі зміни (ліва верхня кнопка).
Після цього в головному вікні програми у верхньому меню оберіть Звіти, потім Звіт за кошторисом. У вікні, що з'явиться, оберіть відповідний звіт та період, за який бажаєте сформувати звіт. Прослідкуйте, щоб обраний вами період був у межах періоду кошторису, який ви задали при створенні кошторису. Натисніть кнопку Згенерувати звіт (дві обернуті стрілочки). Ви можете задати додаткові параметри звіту, як-от Інтервал. Якщо в Інтервалі стоїть позначка В місяцях, планові суми кошторису для звітного періоду будуть визначені за календарними місяцями (тобто, сума для кожного місяця буде рівною, незалежно від кількості днів у ньому). Якщо цю позначку зняти, планові суми для звітного періоду будуть визначені пропорційно до кількості днів у звітному періоді.